Porządek w papierach

Porządek w dokumentach jest nie do przecenienia. Dzięki niemu przygotowania do spotkania z radcą finansowym lub prawnikiem zajmą godzinę, a nie tydzień. W razie pożaru, zalania mieszkania czy kradzieży, mimo zdenerwowania, szybko odnajdziesz potrzebne dokumenty. Jeśli Tobie lub Twoim bliskim przydarzy się jakieś nieszczęście, bez problemu zlokalizujesz ubezpieczenie zdrowotne, dokumentację medyczną czy pełnomocnictwa. A nawet na co dzień porządek w dokumentach ułatwia płacenie rachunków, znalezienie kwitów czy zmniejszenie trudności przy rozliczaniu podatków.

Niestety, niewielu z nas może się tym poszczycić . To zadziwiające, jak często zmuszeni jesteśmy płacić kary za opóźnienia w płatnościach, a mimo to nie decydujemy się na uporządkowanie stosów papierów zalegających w naszych domach.

Jeśli jesteś mężatką, z pewnością uważasz, że masz większe zdolności porządkowania dokumentów niż Twój wybranek. 58% badanych kobiet potwierdziło, że mają większą wiedzę na temat miejsca ich dokumentów niż ich małżonkowie; tylko 30% pytanych mężczyzn twierdziło, że w małżeństwie jest to ich domena. Co ciekawe, 5% respondentów przyznało, że posiada dodatkowe konto w tajemnicy przed partnerem.

Co jednak wydaje się najbardziej zaskakujące, 16% przebadanych twierdzi, że lubi porządkować dokumenty. Grupą, która oddaje się tej czynności z największą przyjemnością, są osoby w wieku powyżej 65 lat.

Nawet jeśli nie należysz do tej grupy, porządkowanie papierów pomoże ograniczyć stres w Twoim życiu ? tak twierdzi Peter Walsh, autor książki ?Does This Clutter Make My Butt Look Fat?? (Simon & Schuster, 2008). Jedyne, co musisz wiedzieć, to jak długo powinieneś zachowywać poszczególne z nich oraz gdzie je trzymać.

Pora rozliczeń podatkowych jest idealnym czasem na porządkowanie stosów papieru zalegających w naszych domach – twierdzi Denton. Zmusi nas to poniekąd do przebrnięcia przez nasze finanse. Wszystkie dokumenty z nimi związane możesz podzielić na cztery kategorie : papiery, które powinieneś przechowywać przez maksymalnie rok, takie, których możesz się pozbyć po określonym czasie, te, które zachowujesz na nieokreślony czas oraz ewidencje podatkowe.

Dokumenty przechowywane przez maksymalnie rok

Denton proponuje znalezienie miejsca, w którym będziesz mógł przechowywać rachunki do czasu ich opłacenia. Gdy tylko otrzymujesz rachunek, umieszczaj go w teczce ?rachunki do zapłaty?. Następnie ustaw elektroniczne powiadomienie np. na telefonie, kiedy będziesz mógł poświęcić czas na opłacenie ich. Zachowuj jedyne rachunki wymienione poniżej. Warto też skorzystać z opłacania ich drogą elektroniczną. ?To świetny sposób na rozplanowanie swoich płatności z wyprzedzeniem, a nawet ustawienie automatycznego płacenia rachunków o stałej wysokości?- twierdzi Danton.

Dbaj o własne bezpieczeństwo, niszcząc przed wyrzuceniem dokumenty zawierające Twoje dane osobiste. Tylko 50% badanych używa niszczarki do dokumentów. Szukaj raczej niszczarek, tnących dokumenty w cząstki niż na paski.

sklep: koszulki.com

cena: 49,90

Dokumenty, których nie musisz zachowywać na dłużej niż rok to:

Wyciągi z banku

Zachowuj potwierdzenia z bankomatów tak długo, jak nie otrzymasz miesięcznego wyciągu z banku. Wyciągi z banku oraz potwierdzenia wpłaconych oszczędności zachowuj w specjalnej teczce. Po rozliczeniu podatkowym zatrzymaj papiery, które potwierdzą Twoje rozliczenia, reszty możesz się pozbyć.

Opłaty za kartę kredytową

Po pokryciu tych opłat nie musisz zachowywać rachunków, chyba że potrzebne są do rozliczenia podatkowego, np. po Twoich wpłatach na cele charytatywne. Jeśli Twój zakup posiada gwarancję, zachowuj rachunek, póki gwarancja nie wygaśnie. Zepnij wyciąg z konta z gwarancją i zachowaj, w razie gdyby był potrzebny do potwierdzenia zakupu.

Ubezpieczenia

Zachowuj ubezpieczenia odnawiane co roku, jak te domu czy samochodu, aż do momentu otrzymania ubezpieczenia na kolejny rok. Wtedy możesz zniszczyć stare dokumenty.

Potwierdzenia inwestycji

Możesz zniszczyć miesięczne lub kwartalne rachunki za pośrednictwo, gdy pojawią się nowe. Jednak zachowuj rachunki roczne, dopóki nie sprzedasz inwestycji.

Paragony

Jeśli nie radzisz sobie z organizacją paragonów – kontrolą wydatków i ewentualnymi zwrotami zakupów ? możesz je sprawnie uporządkować. Stwórz teczkę ?paragony? i trzymaj ją razem z teczką z rachunkami. W ten sposób, będą one zawsze pod ręką. Jeśli myślisz, że być może zwrócisz w przyszłości zakup, zapytaj sprzedawcę, jaki masz na to czas i zanotuj to na paragonie.

sklep: rossi.pl

cena: 299,00 zł

Dokumenty do zatrzymania na określony czas:

Dokumenty związane z większymi zakupami, pożyczkami i takie, których ważność wygasa po upływie określonego czasu mogą być trzymane przez Ciebie w oddzielnym miejscu, do którego nie zaglądasz zbyt często. Spróbuj jednak przynajmniej raz w roku przebrnąć przez nie wg poniższego klucza:

Wyposażenie domu

Zatrzymuj paragony, gwarancje i broszury z instrukcjami obsługi urządzeń domowych. Gwarancji pozbywaj się dopiero po upływie jej ważności.

Dokumenty związane z pożyczkami

Zachowuj dokumenty związane z pożyczkami studenckimi, wziętymi na zakup samochodu i inne w skrytce bankowej. Pozbyć się ich możesz dopiero, gdy zostaną spłacone.

Obligacje oszczędnościowe

Zachowuj je w bezpiecznym miejscu, póki nie zostaną spłacone.

Dokumenty związane z zakupionym pojazdem

Zachowuj dokumenty związane z zakupem i rejestracją pojazdu w skrytce bankowej tak długo, jak jesteś właścicielem samochodu, ciężarówki, łodzi lub innego pojazdu. Rachunki za ich utrzymanie i naprawę możesz zachować w domu.

Ewidencje podatkowe

Ta kategoria obejmuje zwroty podatkowe i potwierdzające je dokumenty, które musisz zachowywać w razie kontroli.

Dokumety przechowywane przez nieokreślony czas:

Istnieją pewne dokumenty członków Twojej rodziny, które raz na jakiś czas mogą okazać się przydatne, jak akt urodzenia, akt zgonu, akt ślubu, akt rozwodowy, karta z numerem ubezpieczenia czy zwolnienie ze służby wojskowej. Powinny być one przechowywane w skrytce bankowej przez nieograniczony czas. Kilka innych dokumentów z tej kategorii:

Dokumenty majątkowe

Zachowuj testamenty, powiernictwa i pełnomocnictwa w skrytkach bankowych. Upewnij się, że wykonawcy testamentu i pełnomocnicy posiadają kopie dokumentów. Warto również przekazać lekarzowi dokumenty zezwalające na podejmowanie decyzji w sprawie naszego zdrowia w razie naszej niemocy.

Ubezpieczenia

Dokumenty o naszym stałym ubezpieczeniu, listę naszych ubezpieczycieli i ich numery telefonów trzymaj w skrzynce bankowej.

Zanotuj lokalizację swojej skrytki oraz klucza do niej. Odświeżaj tę listę co roku. W domu trzymaj też kopie dokumentów, które złożyłeś w banku.